BAB 3

A.   Pengetahuan Umum Mengenai Administrasi

1.    Konsep Adminitrasi

Administrasi merupakan faktor yang paling penting bagi suatu organisasi ataupun perusahaan,tergantung pada baik atau tidaknya system administrasi yang dilaksanakan.

Ada beberapa pendapat ahli mengenai pengertian administrasi. Beberapa pendapat itu antara lain.

a)    John M. Pfiffer dan Robert V

Mengatakan bahwa administrasi adalah proses yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah, keterampilan bimbingan dan teknik-teknik yang tidak terbatas jumlahnya, serta memberikan arah dan tujuan untuk sejumlah orang.

b)    Leonard D. White

Mengatakan bahwa adminitrasi adalah proses yang umum disemua upaya kelompok pada perusahaan publik/swasta.

c)    Simon

Administrasi adalah kegiatan kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.

Dapat ditarik kesimpulan, administrasi adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Ciri-ciri administrasi yaitu :

·         Sekelompok orang

·         Kerja sama

·         Pembagian kerja

·         Kegiatan yang runtut dalam suatu proses

·         Tujuan

2.    Unsur-unsur dalam Administrasi

a)    Melibatkan dua orang atau lebih

b)    Dilakukan secara bersama-sama

c)    Ada tujuan tertentu yang hendak dicapai

3.    Ruang Lingkup Administrasi

a)    Menghimpun

Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

b)    Mencatat

Kegiatan yang membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis tentang keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

c)    Mengelola

Adalah bermacam-macam kegiatan yang mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.

d)    Menyimpan

Adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

e)    Mengirim

Adalah kegiatan yang menyimpan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

Tugas seorang administrator, yaitu :

a.    Mengagendakan surat masuk dan surat keluar

b.    Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar

c.    Mengentri data surat masuk dan surat computer ke dalam computer

d.    Memfailkan surat masuk dan surat keluar

e.    Mencatat dan mengetik surat-surat ke buku agenda surat masuk dan surat keluar

f.     Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar

4.    Administrasi sebagai Ilmu Terapan

Adminitrasi sebagai ilmu terapan didasari konsep-konsep yang bersifat teoretis konsep tersebut membagi administrasi dalam dua fungsi pengendalian dengan unsur masing-masing didalamnya. Kedua fungsi tersebut dengan unsur-unsurnya adalah sebagai berikut :

a.    Fungsi Primer

1)    Perencanaan (planning)

2)    Pengorganisasian (organizing)

3)    Pengarahan (commanding)

4)    Koordinasi (coordination)

5)    Kontrol (control)

6)    Komunikasi (communication)

b.    Fungsi Sekunder

1)    Tata usaha

2)    Keungan

3)    Personalia

4)    Logistik (perbekalan)

5)    Hubungan masyarakat (humas)

·         Fungsi primer merupakan pekerjaan yang dominan memerlukan kemampuan berpikir yang memadai,

·         Fungsi sekunder lebih bersifat teknis karena didalamnya berisi pekerjaan operasional/rutin yang tidak memerlukan kemampuan berpikir yang terlalu tinggi.

5.    Tahap-tahap Perkembangan Administrasi sebagai Ilmu

a. Survival Period (1886-1930)

          Dalam masa ini, para sarjana mulai memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah satu tertib ilmu (disiplin). Begitu juga dengan masa inilah, para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalambidang administrasi dan manajemen.

b. Consolidation and Completion (1930-1945)

          Dalam masa ini, asas-asas, rumus-rumus, dan kaidah-kaidah (norma) ilmu administrasi lebih disempurnakan. Dalam masa Ini juga mutu (quality) dan jumlah (quantity) para sarjana administrasi turut dikembangkan serta gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi negara dan niaga banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi.

c. Human Relations Period (1945-1959)

          Dalam masa ini, sarjana administrasi mulai memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang dalam kegiatan kerja sama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas/formal) maupun yang tidak resmi (informal).

d. Behavioral Period (1959-sekarang)

          Pada masa ini, para sarjana administrasi mulai mengadakan perhatian serta peningkatan terhadap penyelidikan mengenai tindakan-tindakan dan perilaku orang-orang dan kehidupan berorganisasi dan dalam bidang system pekerjaannya maupun pedekatan kontingensi (Contingency appnoach).

6.    Syarat-syarat Administrasi sebagai Ilmu

a.    Menggunakan metode ilmiah

Metode ilmiah merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara atau tekhnik ilmiah yang dimaksud adalah dimana kegiatan ilmiah itu dilaksanakan berdasarkan cirri-ciri keilmuan, yaitu rasional, empiris, dan sistematis (RES).

b.    Universal

Universal dala bersifat umum/menyeluruh. Dimanapun tempat terjadinya kegiatan administrasi maka kegiatan ini sama seperti yang dilakukan oleh individu lain ditempat lain pula. Sehingga tak terikat oleh ruang dan waktu. Dan juga terdapat pembuktian atas kebenaran.

c.    Mempunyai Prinsip-prinsip Tertentu

1)    Pembagian pekerjaan (division of work)

2)    Kewenanangan dan tanggung jawab (authority and responsibility)

3)    Disiplin (discipline)

4)    Kesatuan perintah (unity of command)

5)    Kesatuan arah/tujuan (unity of direction)

6)    Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan indivu

7)    Penggajian (remunitation)

8)    Sentralisasi (centralization)

9)    Skala hierarki

10) Tata tertib (order)

11) Keadilan (equity)

12) Stabilitas daripada jabatan (stability of tenure)

13) Prakasara (initiative)

14) Solidaritas antara sesame kawan sekerja (esprit de corps)

d.    Mempunyai Objek

Objek terbagi ke dalam 2 bagian, yaitu objek material dan objek formal. Objek material adalah manusia itu sendiri, sudangkan objek formal dalah perilaku/tindakan manusia dalam melakukan administrasi.

e.    Mempunyai Sistem

Administrasi memiliki system tersendiri dan terpisah dengan ilmu lainnya, dimana administrasi membahas tentang suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu secara rasional dengan menggunakan prisip efektivitas dan efisien.

f.     Dapat dijadikan Teori

Tidak sedikit teori dari seseorang yang berpengalaman memimpin suatu bidang usaha dengan sukses, tetapi usaha pengumpulan daripada prinsip-prinsip, peraturan-peraturan, metode-metode, prosedur-prosedur dan sebagainya yang dipergunakan untuk mengecek dari pengalaman umum tersebut belum ada.

7.    Pada dasarnya, system administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan karena bisa membantu suatu perusahaaan dalam memberikan sebuah data/informasi yang diperlukan oleh pemimpin perusahaan dan untuk memudahkan pimpinan  mengambil suatu keputusan dalam pelaksaaan tugas selanjutnya.

B.   Manajemen Dokumen Usaha

Jumlah dokumen yang begitu banyak tentu memerlukan pengaturan atau pengelolaan yang tepat pada penyimpanannya agar lebih mudah untuk menemukannya kembali dilain hari. Penyimpanan dokumen yang tidak tertata dengan baik dapat menyulitkan ketika kita ingin menemukan kembali dokumen tersebut jika sewaktu-sewaktu membutuhkannya. Dibawah ini akan dibahas secara singkat dokumen-dokumen niaga yang biasa dipakai :

·         Dokumen/surat perkenalan

·         Dokumen/surat permintaan daftar harga

·         Dokumen/surat penawaran

·         Dokumen/surat pesanan

·         Dokumen/surat pengiriman barang

·         Faktur dan rekening

·         Dokumen/surat pengaduan

·         Dokumen/surat tuntunan dan penyelesaian

·         Dokumen/surat gugatan dan memo kredit

·         Dokumen/surat permohonan pembelian kredit

·         Dokumen/surat perjanjian

·         Dokumen/surat referensi dan rekomendasi

·         Dokumen/surat keputusan

1.    Pengunaan Dokumen Usaha

Pada dasarnya, ada beberapa macam dokumen kantor, yang dijabarkan sebagai berikut :

a.    Warkat biasa adalah semua dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya surat lamaran.

b.    Dokumen yang tidak penting (non-essetiai), yaitu dokumen yang nilai kegunaannya bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan.

c.    Dokumen penting (important), yaitu dokumen yang ada hubungannya dengan masa laludan masa datang serta mempunyai nilai guna yang sangat besar.

d.    Dokumen atau warkat yang sangat penting (vital), yaitu dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-selamanya.

Dalam pengelolaannya, dapat dilakukan dengan 2 sistem, yaitu buku agenda dan system kartu kendali.

2.    Jenis dan Pengertian Sistem Pengelolaan/Penataan Dokumen dalam Suatu Kantor

a.    Penataan dokumen dan system nomor

Arsip-arsip yang dimiliki akan disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari waktu yang terkait. Penataan dokumen dengan system nomor terbagi dalam beberapa bentuk, yaitu system nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.

b.    Penataan dokumen dengan system subjek/ pokok soal/ pokok masalah

Arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat.

c.    Penataan dokumen dengan system abjad

System penyusunan yang menggunakan urutan abjad dari nama orang atau badan/perusahaan/organisasi sesuai yang tertera pada warkat.

d.    Penataan dokumen dengan system tanggal/kronologis

Cara menyimpan arsip didasarkan pada urutan tanggal yang tertera pada warkat.

e.    Pencatatan dokumen dengan system wilayah

Arsip yang dimiliki akan disimpan didasarkan pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

3.    Tata Cara Pengelolaan Dokumen/surat

a.    Prosedur penanganan surat masuk

1)    Penerimaan

·         Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

·         Meneliti ketepatan alamat si pengirim

·         Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya

·         Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat sudah terima

2)    Penyortiran (memisahkan/mengelompokan jenis surat)

·         Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris dan karyawan lainnya

·         Menggolongkan surat dinas kedalam surat dinas rutin, penting, rahasia

·         Memisahkan surat-surat yang membutuhkan penanganan khusus

3)    Pembukaan surat

Setelah disortir, surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan yang ada. Kemudian surat dibuka dan isinya dikeluarkan jangan lupa untuk menyertakan amplopnya, tujuannya untuk:

·         Mengetahui alamat si pengirim apabila disuratnya tidak ada alamat pengirim

·         Menghindari hilangnya sesuatu apabila ada lampiran yang tertinggal dalam amplop

·         Mengetahui tanggal pembuatan surat

·         Mengetahui tanggal pengiriman surat

4)    Pencatatan

·         Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat

·         Pemeriksa lampiran

·         Membubuhkan cap

·         Mengagendakan surat masuk dalam buku agenda

Macam-macam buku agenda :

a.    Buku agenda tunggal (mencatat surat masuk dan keluar dalam satu halaman)

b.    Buku agenda kembar (surat masuk dan keluar secara terpisah/sendiri-sendiri

c.    Buku agenda berpasangan (dalam 1 buku yang sama, sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan surat keluar

5)    Pengarahan dan penerusan

·         Surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya

·         Surat masuk harus disertai/dilampiri lembar diposisi oleh sekretaris/kepala tata usaha

·         Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi/informasi

·         Surat yang telah memperoleh disposisi disimpulkan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha

6)    Penyampaian surat

·         Menyampaikan surat yang berdisposisi yang sudah dicacat dalam buku eksposisi internal kepada pejabat yang bersangkutan

·         Mengembalikan surat tersebut kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan

7)    Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

·         Mengindeks

·         Member kode dan menyortir

·         Menyimpan ke dalam folder (map tertentu)

·         Menata arsip

b.    Prosedur penanganan surat keluar

1)    Pembuatan Konsep Surat

Membuat rencana dan penyusunan penulisan surat keluar

·         Pimpinan membuat dan mengetik sendiri suratnya yang sifatnya rahasia

·         Pimpinan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan secara garisnya besarnya

·         Pimpinan membuat konsep dengan mendiktekan sekertarisnya

·         Konsep surat dibuat oleh orang yang ditunjuk (konseptor)

2)    Persetujuan Konsep Surat

Hal ini dilakukan karena adanya kemungkinan koreksi dari pemimpin. Setelah dibetulkan, pimpinan member paraf persetujuan dan selanjutnya surat dapat diketik.

3)    Mengagendakan surat

4)    Pengetikan konsep surat

5)    Pemeriksaan konsep

6)    Penandatanganan surat dan pemberian cap stempel

7)    Pengiriman surat

a.    Dikirim langsung

b.    Dikirim melalui pos

Ø  Dimasukkan ke dalam kotak surat

Ø  Diantar ke kantor pos